Sinópsis/Resumen corto: Clockwork explica cómo los emprendedores pueden hacer crecer sus empresas sin sacrificar su cordura. El sueño de ser propietario de una pequeña empresa puede convertirse  en una pesadilla si no lo planificamos y gestionamos bien. Antes de dar el paso seguramente imaginamos horarios flexibles, control sobre todo lo que hacemos y más calidad de vida.

En realidad, probablemente nos pasemos el día trabajando hasta que consigamos dejar de estar en rojo. Y después, es probable que sigamos trabajando el mismo número de horas, acabando cada vez más cansados. A menos que aprendamos a delegar.

El truco está en implementar sistemas inteligentes y procedimientos operativos estándar que permitan que nuestro negocio funcione como un reloj sin nuestro aporte constante, permitiendonos tener tiempo para otros intereses o para aprovechar las oportunidades que se nos presenten. 

¿Quién es Mike Michalowicz?

Mike Michalowicz sabe un par de cosas sobre cómo iniciar negocios exitosos. A los 35 años, había hecho crecer dos empresas multimillonarias desde cero. Desde entonces ha trabajado también como autor, inversor ángel y conferenciante y más. En libros como Clockwork, Un Paso a la Vez y El Gran Plan, y “La Ganancia es Primero” Michalowicz comparte su gran experiencia en la estrategia de pequeñas empresas.

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¿Somos cruciales para el éxito de nuestro negocio? 

Si la respuesta es un rotundo sí,  nuestro negocio podría tener un problema. He aquí el por qué: nuestra empresa necesita prescindir de nosotros. Si somos la base de su éxito,  probablemente estemos sobrecargados de trabajo, estresados y nos hayamos convertido en el cuello de botella que evita que sigamos creciendo.  

Podríamos pensar que la solución a estos problemas es la productividad. Todo lo que tenemos que hacer es hacer más trabajo en menos tiempo. Pero esto tiene un limite, y seguramente acabe costandonos la salud.  Trabajar más no es una solución. Es una trampa. 

La Ley de Parkinson explica que si no tenemos una fecha límite, las tareas se expanden hasta llenar el tiempo que le asignamos.

Una vez que tengamos una lista de pasos específicos, podremos llevar a cabo nuestras tareas de manera más eficiente. Tomar decisiones sobre lo que debemos hacer por adelantado puede ahorrar mucho tiempo y energía mental más adelante, cuando estemos en un momento estresante. Algunos consejos que nos ofrece David Allen en su libro Organízate con Eficacia son:

• Realizar los pasos ahora, si le llevan menos de 2 minutos. Para las tareas pequeñas de 2 minutos, el enfoque más fácil es hacerlas de inmediato en lugar de perder el tiempo tratando de administrarlas en nuestro sistema.
• Comunicar los pasos a la persona adecuada ( compañeros de trabajo, pareja, amigos, etc.). Una vez hecho, nos recomienda ponerlo en una lista como “En proceso” que rastrea todo lo que estamos esperando que otros completen.
• En caso de que no cumpla con las condiciones anteriores, tan solo tenemos que ponerla en nuestra lista de próximos pasos.

El objetivo según el autor no es ser más productivos, sino lograr la eficiencia organizacional, para que nuestros recursos trabajen en armonía maximizando el rendimiento, aprovechando los talentos de nuestro equipo, e identificando y cumpliendo tareas clave en lugar de apresurarnos a través de una lista de tareas pendientes al azar. 

Deberíamos apuntar a la eficiencia específica, no a la productividad general. Pero es posible que nos encontremos con un obstáculo importante. Somos humanos, y los seres humanos se sienten reconfortados por lo familiar. 

Pero nuestros hábitos de adicción al trabajo nos están dando una visión de túnel. Si no podemos tomar un descanso, podemos encontrarnos  en un ciclo en el que respondemos a lo que es urgente pero no importante, en lugar de abordar lo que es importante: corregir pequeños errores para alcanzar objetivos generales. 

Muy pronto, nuestra jornada laboral se dedica a apagar un incendio tras otro; sin que ninguna de estas decisiones reaccionarias esté dirigiendo nuestro negocio en la dirección correcta. La solución aquí no es trabajar más. Es para trabajar menos. Más concretamente, es implantar los sistemas que nos permitan trabajar menos. 

¿Cómo tratar los negocios como sistemas?

Experimentamos el mundo en tres dimensiones, pero según el autor en los negocios hay cuatro: hacer, decidir, delegar y diseñar. Cuando comenzamos nuestro negocio, probablemente hacemos todo por nuestra cuenta. 

Somos el CEO, gerente de recursos humanos y recepcionista, todo en uno. Pero si queremos que nuestro negocio crezca, debemos dejar de hacer esto y pasar al diseño. Cuando estamos atascados haciendo, no tenemos tiempo para diseñar. En el paso del diseño, implementamos las ideas e innovaciones que permitirán que nuestro negocio evolucione. 

Podemos dedicarnos a pensar en flujos de trabajo y próximos pasos, no en facturas y calendarios. El trabajo que hacemos como diseñadores tiene una recompensa mucho mayor. 

¿Como hacemos eso? Por lo general, cuando contratamos personal, comenzamos a decidir y actuar. Decidimos qué tareas asignar a los demás y si las han completado satisfactoriamente. Pero decidir puede llevar tanto tiempo como hacer. 

Dediquemos demasiado tiempo a decidir y no tendremos tiempo de hacer el trabajo de diseño que evitará que nuestra empresa se estanque. Necesitamos subir de nivel: de decidir a delegar. Y no deberíamos delegar una sola tarea, deberíamos delegar todas las decisiones en torno a esa tarea. 

Esto podría significar que nuestro empleado aborda la tarea de forma diferente; incluso podrían cometer errores que nosotros no cometeríamos. Pero, en última instancia, ceder el control es lo que le conviene a nuestro negocio. ¿Por qué? delegar es lo que nos permite crear el tiempo necesario para hacer mejoras integrales al negocio. 

Pero tenga en cuenta que aunque el diseño es nuestra prioridad, las otras tareas siguen siendo cruciales. Según el autor, nuestra empresa debe apuntar a gastar el 80 por ciento de su tiempo y recursos en hacer, el 2 por ciento en decidir, el 8 por ciento en delegar y el 10 por ciento en diseñar. Demasiado tiempo diseñando significa que nuestro personal está  ocupado elaborando estrategias para ejecutar su trabajo; Por otro lado, si el 95 por ciento de nuestro tiempo lo dedicamos a hacer, estamos prestando  atención al trabajo y no lo suficiente a cómo se podría mejorar el trabajo.

¿Cómo decidir cuál es la tarea más importante?

En cada hormiguero, una hormiga tiene el papel de hormiga reina: ella pone huevos. Dado que su papel es crucial para la supervivencia continua de las colmenas, todas las demás hormigas hacen de la hormiga  reina la prioridad número uno. Atienden todas sus necesidades, manteniéndola alimentada y cómoda. 

Solo recurren a otras responsabilidades, como recolectar azúcar, cuando han cumplido con las necesidades de la hormiga  reina. ¿Qué tiene que ver esto con nuestra pequeña empresa? Aquí está el mensaje clave: identificar y proteger nuestro papel de hormiga  reina. ¿Cuál es el papel de hormiga  reina de nuestra compañía? 

Debemos identificar la actividad más importante para impulsar el progreso de nuestra empresa. Muchas tareas son críticas, por supuesto. Sin facturación, es posible que no nos paguen. Pero, ¿que es lo más importante? 

En una firma de relaciones públicas, por ejemplo, esa tarea podría ser comunicarse de forma efectiva con los clientes. En una agencia de publicidad, podría estar haciendo marketing directo mejor que cualquier agencia de la competencia. Quien lleva a cabo esta tarea se encuentra en el Rol de hormiga  Reina. 

Esa persona podría ser el propietario de la empresa, pero no necesariamente. Podría ser el director creativo o el vendedor principal. O podría ser atendido por un equipo de personas. 

Una vez que hemos identificado el papel de la hormiga  reina, nuestros próximos pasos son simples. Todas las demás hormigas de la colmena deben trabajar para garantizar que la Reina esté capacitada para hacer su trabajo. Solo una vez que esto se ha logrado, estaremos sacandole el máximo partido a nuestro proyecto. 

Digamos que somos dueños de un restaurante famoso por servir comida con un espectáculo de magia. Servir comida con un espectáculo de magia es el papel de la hormiga  reina, y un mago cumple ese papel. Todos los demás tienen su propio trabajo que hacer, pero primero deben cumplir con lo que necesita la hormiga  reina.

Es importante tener todo el material necesario listo, dejar espacio suficiente para que se puedan hacer los trucos, asegurar que los timings a los que se sacan los platos estan sincronizados con lo que hace el mago. Todo el restaurante ha de trabajar para estar seguro de que los clientes y el mago solo tengan que pensar en el truco

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