Resumen corto/Sinópsis: Un mundo sin email (2022) nos presenta una perspectiva en la que los días del correo electrónico y la mensajería instantánea son cosa del pasado. Argumenta que aunque el correo electrónico puede parecer una parte integral del trabajo, está haciendo que todos seamos menos productivos y que nos cueste más concentrarnos, por no decir miserables. La solución requerirá un gran cambio de paradigma, pero valdrá la pena el esfuerzo.

¿Quién es Cal Newport?

Cal Newport es un profesor de la Universidad de Georgetown, científico y autor de varios libros sobre cómo desarrollar nuestra forma de pensar, nuestra concentración y cómo vivir en un mundo en el que cada vez tenemos más distracciones. 

Cal es autor del blog Study Hacks con más de 3 millones de visitas anuales, es el creador del The Time-Block Planner y es autor de 6 libros entre ellos:

• Enfócate/Céntrate (Deep Work) Las cuatro reglas para el éxito en la era de la distracción 
• Minimalismo Digital
• Hazlo Tan Bien que No Puedan Ignorarte
• How to Become a Straight-A Student
• Un Mundo sin Email
• How to be a HighSchool Superstar 
• How to Win at University

Colección de Los mejores libros de Productividad y Aprendizaje

Los emails, el enemigo de la productividad

Cuando el autor entrevistó por primera vez a Sean, el cofundador de una pequeña empresa de tecnología, su empresa estaba en medio de un fiasco de productividad. Y la causa del problema, una que quizá nosotros también conocemos, empezó con una fijación por correo electrónico, y empeoró con Slack. Al principio todas sus actividades comerciales se manejaban a través de las bandejas de entrada de los empleados. 

Y  una vez que la empresa adoptó una herramienta de mensajería instantánea llamada Slack, las cosas se pusieron locas. A los clientes comerciales se les concedió acceso al servicio, lo que significaba que podían ingresar y hacer preguntas en cualquier momento. 

Al poco tiempo de hacer esto, sus horarios de trabajo empezaron a expandirse, hasta llegar a trabajar más de doce horas todos los días, solo porque durante el día tenía que responer a quejas y preguntas, y solo podía hacer trabajo de verdad por las noches.

La compañía de Sean estaba inmersa en lo que el autor llama el flujo de trabajo de la mente de colmena hiperactiva. Se caracteriza por una conversación constante y continua dentro de una organización, en la que las actividades de los empleados están determinadas por los mensajes en sus bandejas de entrada. 

En promedio, los trabajadores del conocimiento, aquellos que generan beneficios a través de gestionar información, miran su correo electrónico una vez cada seis minutos. En total, pasan más de un tercio de sus horas de trabajo en sus bandejas de entrada, y según un estudio de la empresa RescueTime el empleado promedio apenas consigue una hora y 15 minutos de trabajo productivo sin distracciones por día. Claramente, el enfoque constante en el correo electrónico es desastroso para la productividad. 

La corteza prefrontal, la parte del cerebro que se encarga de la lógica, sólo es capaz de concentrarse en una cosa a la vez. Sin embargo, el flujo de trabajo de la mente de colmena hiperactiva nos anima a mantener múltiples conversaciones electrónicas en paralelo, todo mientras completamos los aspectos difíciles de nuestros trabajos, como programar o escribir. Psicológicamente, esto tiene un costo: cambiar  entre tareas requiere tiempo y energía.  Cuando realizamos múltiples tareas, tardamos más en completar la actividad de la ruta que si estuviéramos ejecutando el parche uno de forma aislada. 

Muchos de nosotros creemos que no tenemos otra opción: que la capacidad de respuesta es más importante que el rendimiento, pero esto es un error.

¿Por qué es una mala idea tener reuniones todos los días?

Cuando acabas de empezar un proyecto puede parecer normal dedicar horas y horas cada día sin descanso, y es algo que está siendo cada vez más promovido por la comunidad del emprendimiento. Pero la realidad es que esto no hace más que hacernos daño

La primera razón es una a nivel biológico y es que se ha visto que no dormir suficientes horas puede llevar a que desarrollemos enfermedades cognitivas con el tiempo. 

El segundo factor es a nivel de productividad se debe a que cuando no tenemos una fecha límite para algo lo mas seguro es que esa tarea se extienda en el tiempo sin fin, gracias a la ley de Parkinson

Para poder sacar el mayor provecho a nuestro tiempo debemos aprender a controlar cuánto trabajamos y eliminar todo lo que pueda ser una pérdida de tiempo, como las reuniones.

Uno de los principales procesos que nos hace perder tiempo y energía, aunque ‘’parece importante’’, son las reuniones. Las reuniones son unas de las mayores pérdidas de tiempo que tenemos en cualquier empresa con más de una persona

Esto pasa sobre todo si las reuniones no estan bien estructuradas y si tienen a más de 5 personas.

En esas situaciones las reuniones no sirven mas que para desperdiciar el tiempo, y en su lugar podríamos usar un sistema de mensajes que muestre que tareas se han hecho y cuales no y que solo cuando haya dudas se hagan reuniones

Si reducimos el número de reuniones a solo una vez por semana podremos conseguir todos los beneficios que puedan tener y eliminar su efecto de pozo de energía y tiempo. 

Eliminemos las interrupciones y distracciones para ‘’multiplicar’’ el tiempo que tenemos y mejorar la concentración

¿Realmente necesitamos usar tanto el email?

Un día; el autor estaba de excursión con un amigo que trabaja como consultor de gestión. Mientras caminaban, el autor mencionó sus preocupaciones sobre el correo electrónico y la mente de colmena hiperactiva. Su amigo se apresuró a insistir en que los beneficios del correo electrónico superan cualquier desventaja. 

Su principal argumento era que el correo electrónico es eficiente. Si alguien en su equipo se atasca, dijo, pueden solucionarlo con unos cuantos emails. Como gerente, creía que su valor radicaba en su capacidad para mantener las actividades de todos en marcha. 

Algunos de nosotros podríamos sentirnos identificados con este argumento y seguir usando el email por miedo a que se detengan los esfuerzos de nuestro equipo. ¿Pero realmente lo harían? 

Independientemente de nuestra profesión, nuestro trabajo se beneficia cuando tenemos mucho tiempo ininterrumpido para concentrarnos y ser creativos. Esto es cierto para escritores, programadores y científicos. Pero la necesidad de tiempo libre de distracciones es igual de grande en otras profesiones, incluso si el motivo no es tan claro. 

Consideremos a las personas en papeles gerenciales, por ejemplo. Es posible que no requieran horas de pensamiento continuo y profundo sobre un solo problema. Pero tienen tareas que deben abordarse secuencialmente y con un gran enfoque: el panorama general, los aspectos estratégicos de la gestión. Al obligar  a los gerentes a reaccionar al aquí y ahora, la mente colmena hiperactiva hace que descuiden objetivos más importantes a largo plazo.

Hay una gran diferencia entre comunicar sobre tareas y hacerlas. A menudo, estas dos cosas están en desacuerdo, como podemos ver en la historia del soporte de TI. En los primeros días de los departamentos de TI, los empleados llamaban y enviaban correos electrónicos sin cesar al personal de soporte con sus quejas. 
Pero el tiempo que el personal de TI dedicó a responder a las quejas redujo el tiempo disponible para abordarlas. Reemplazando esto, los departamentos de TI implementaron un software llamado sistemas de emisión de boletos, que automatizan el proceso de solicitud de soporte técnico. Esto liberó al personal de TI de tener que gestionar las quejas, permitiéndoles concentrarse en resolver problemas

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