Resumen del libro Transforming Project Management por Duane Petersen
Reseña/Sinópsis: Transforming Project Management (2021) se propone abordar una serie de problemas en el mundo de la gestión de proyectos. Desde la planificación estratégica hasta la programación y el presupuesto, apunta en la dirección de proyectos más fluidos y de éxito.
¿Quién es Duane Petersen?
Duane Petersen es un gerente de proyectos experimentado, y el fundador y director ejecutivo de UltiMentors. Ha trabajado extensamente en China, donde recientemente ayudó a siete gobernadores provinciales ya decenas de banqueros a implementar nuevos procedimientos de gestión de proyectos.
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En el mundo de los negocios, no podemos llegar lejos sin un plan
Ya sea que estemos solicitando préstamos, haciendo predicciones de cashflow o esbozando nuestras últimas ideas, hacer planes para el futuro es un paso esencial. Es importante porque muchas empresas se involucran en la planificación estratégica, un proceso que implica hacer un balance de dónde se encuentra la empresa en este momento, dónde debería estar en el futuro y qué pasos debe tomar mientras tanto para que eso suceda.
En teoría, es vital planificar de esta forma. Pero en la práctica, la planificación estratégica a menudo se hace mal. Nuestra empresa puede programar reuniones regulares de planificación estratégica, pero a menos que estemos planificando de la forma correcta, estamos perdiendo el tiempo.
Es mejor asegurarnos de que nuestra planificación estratégica se centre en tres elementos clave. El primero consiste en evaluar el entorno actual, sopesando el estado de la empresa y el mundo que la rodea. Una forma de hacerlo es completando un análisis FODA: un desglose de las principales fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas del negocio. Interprete estas categorías de forma amplia.
Por ejemplo, los cambios en los valores sociales o las regulaciones gubernamentales pueden plantear amenazas , que son tan importantes como los peligros que plantean los competidores. De la misma forma, no todas las fortalezas son obvias: tener una fuerza laboral dedicada y leal puede ser tan importante como atraer inversores.
El segundo aspecto de la planificación estratégica adecuada es establecer una línea de base. Esto es: en resumen, seleccione una cifra importante que represente el rendimiento actual de nuestra empresa. Es importante porque puede ser el ingreso total o la ganancia anual neta. Podría ser la tasa de error de nuestra empresa. Lo importante es que elijamos una métrica que opere como un signo vital que indique la salud de la empresa.
El tercer y último paso es crucial porque marca el rumbo de la trayectoria del negocio en el futuro: después de tomar nota de nuestra base, debemos establecer un punto de referencia. Nuestro punto de referencia es nuestro objetivo.
Si nuestro coste unitario de producción actual es un 10 por ciento más alto que el de nuestros principales competidores, igualaremos su cifra, o incluso la superaremos, como nuestro punto de referencia para el año. Una vez que se ha establecido un punto de referencia, un gerente de proyecto puede ayudar a dividir el proceso de lograrlo en varios proyectos separados y manejables.
La importancia de ser adaptable
Sin importar lo novedoso que sea nuestro producto es importante saber que los mejores métodos para venderlo cambian con el tiempo. Por desgracia vender no es del todo fácil, y el mundo de las ventas está cambiando constantemente.
Las estrategias que funcionan en un nicho, seguramente no funcionen en otros. Esto significa que tenemos que estar experimentando constantemente para saber qué es lo que puede funcionar y no.
Cuando empezamos en un nuevo campo siempre hay mucho que aprender. A veces esto puede hacer que nos sintamos como pez fuera del agua, un estado que se suele conocer como el síndrome del impostor. Pero esto es normal, es imposible saberlo todo desde el principio.
Pero esto no significa que podamos aceptar nuestra falta de conocimiento como algo natural. Nuestro trabajo en este tipo de situación es crear procesos y métodos que nos permitan sacar el máximo partido a lo que aprendemos. En concreto, la autora nos recomienda crear ficheros en los que vamos apuntando lo que aprendemos de cada campo, y situación.
Tenerlo todo ordenado facilitara después el proceso de crear conexiones a nivel mental. Al tener contexto es mucho más fácil crear nuevas sinapsis, y con nuevas sinapsis es mucho más fácil conseguir nuevo conocimiento, porque tenemos una red mucho más amplia para pescar.
Diferenciar los distintos conceptos y clasificarlos además nos permite pensar en que es lo que realmente diferencia a cada elemento, y como se pueden conectar entre ellos. Y si además aprovechamos para apuntar todo lo que aprendemos sobre nuestros clientes y sus formas de trabajar podremos ser mucho más eficiente.
Saber lo que quiere el cliente en cada momento, significa que podemos ofrecérselo.
La innovación y el éxito son una cuestión de mentalidad
Es decir, podemos hacer que nuestro negocio sea más convincente y eficiente cambiando cómo pensamos y hablamos sobre nuestra empresa. Este principio no se ajusta a nuestras ideas convencionales sobre los negocios, después de todo, tendemos a ver a las empresas como máquinas.
Solo mire el lenguaje que usamos: Dirigimos organizaciones, diseñamos nuestros procesos, administramos nuestros recursos humanos y medimos nuestros resultados. Todos estos son términos muy mecánicos. También usamos un lenguaje similar para describir la organización empresarial: divisiones, equipos, unidades. Estos términos tienen un sentido técnico.
Además, debemos tener en cuenta que estas estructuras organizativas se basan en componentes discretos que desempeñan funciones específicas dentro de un sistema más grande, como los engranajes de una máquina. Estas metáforas mecánicas son omnipresentes en la esfera empresarial, y por una buena razón. la sociedad humana de forma profunda.
Y, sin embargo, muchas cosas han cambiado en el último siglo. Y hoy, este tipo de lenguaje no expresa adecuadamente la nueva era de las redes sociales. Eso es porque las redes sociales funcionan con el ser humano: expresamos nuestras personalidades en las páginas parpadeantes de Internet al compartir nuestros intereses, actividades, opiniones y deseos.
Recientemente, este aspecto más humano se ha topado con la mentalidad inspirada en las máquinas del mundo de los negocios. Consideremos que mientras las oficinas operan solo durante el horario comercial, las redes sociales están disponibles las 24 horas del día, los 7 días de la semana.
¿Cómo pueden las empresas responder a las noticias y los escándalos que se desarrollan en torno a su marca durante el fin de semana o fuera del horario laboral? En última instancia, el mundo de los negocios necesita adaptarse. Las redes sociales no van a desaparecer, y la única forma en que las empresas pueden existir hoy en día es volviéndose más “humanas”.
Y aunque cada empresa tendrá que encontrar un enfoque individualizado, hay cuatro objetivos generales que los líderes pueden usar para humanizar su organización: apertura, confianza, capacidad de generar y coraje.
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