Resumen del libro The Surprising Science of Meetings por Steven G. Rogelberg
Reseña/Sinópsis: The Surprising Science of Meetings (2019) explora lo que sale mal en nuestras reuniones de trabajo y revela cómo transformarlas en experiencias positivas y productivas. Basándose en los últimos avances científicos del mundo de la psicología empresarial, estos son una guía indispensable para hacer que las reuniones de equipo sean más eficientes.
¿Quién es Steven G. Rogelberg?
Rogelberg sobre liderazgo, reuniones en la empresa y trabajo en equipo ha aparecido en Los Angeles Times, Wall Street Journal y Washington Post. Asesora a importantes organizaciones como IBM, Procter & Gamble y Siemens.
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¿Cuánto tiempo dedicamos a las reuniones?
Ya sea uno a uno con nuestro gerente o poniéndonos al día con todo el departamento, muchos de nosotros diríamos que pasamos más tiempo del que nos gustaría. En Estados Unidos, por ejemplo, se realizan más de 55 millones de reuniones al día. Todas estas reuniones están costando a las empresas cantidades de dinero y tiempo.
Y parece que con el tiempo los empleados pasan cada vez más de sus días de trabajo reuniones. Harvard Business Review estimó que en 1976, los trabajadores estadounidenses tenían once millones de reuniones al día. Una quinta parte del número de reuniones estadounidenses que se llevan a cabo en la actualidad.
Para el personal directivo, tienen reuniones 12 veces por semana. Y los líderes sénior, como los directores ejecutivos, ahora pasan la mayor parte de su tiempo en reuniones. Un estudio conjunto de Harvard y la Universidad de Columbia encontró que los directores ejecutivos en Italia pasaban el 60 por ciento de su jornada laboral en reuniones.
Esta cifra excluye el tiempo dedicado a llamadas de conferencia. Inevitablemente, todo este tiempo se suma a un gran gasto. Podemos descubrir cuánto dinero le cuesta a nuestra empresa cada reunión multiplicando el salario por hora de un asistente por la cantidad de horas que duró la reunión y sumando la respuesta de cada persona que asistió.
Xerox, una empresa de impresión, estima que las reuniones entre su equipo de desarrollo de 24 000 personas le cuestan a la empresa más de 100 millones de euros al año. Y la empresa de Lucid Meetings, estima que en todos las empresas en Estados Unidos, EE. UU. están gastando € 1.4 miles de millones en reuniones al año, eso es alrededor del ocho por ciento del PIB anual del país.
Y lo peor es que pocas personas consideran las reuniones como una buena forma de invertir el tiempo. Una encuesta de 2005 realizada por Microsoft preguntó a 40.000 trabajadores de todo el mundo qué pensaban de las reuniones.
Lamentablemente, el 69 por ciento dijo que sus reuniones fueron improductivas. En una encuesta realizada por Clarizen a dos mil trabajadores estadounidenses, un sorprendente 50 por ciento de los encuestados dijo que haría cualquier otra actividad laboral desagradable además de asistir a su reunión semanal de actualización del equipo.
¿Somos buenos gestionando nuestras reuniones?
La empresa Weight Watchers utiliza pantallas táctiles ubicadas cerca de las reuniones. salas para recopilar comentarios de los empleados. Cuando los asistentes abandonan las reuniones, los califican de forma anónima usando una escala emoji. Después, Weight Watchers usa estos comentarios para determinar dónde se necesita un cambio.
Estas pantallas táctiles también se usan después de que se haya realizado un ajuste para evaluar si tuvo un impacto positivo. En un caso, Weight Watchers agregó pizarras que presentaban la agenda de la reunión a los itinerantes de conferencias, y la falta de satisfacción disminuyó del 44 por ciento al 16 por ciento.
Los propios líderes pueden dar un paso hacia mejores reuniones al adoptar la mentalidad del liderazgo de servicio. El buen líder es aquel que se esfuerza por satisfacer las necesidades de su equipo y desbloquear las de cada miembro. Para mejorar como lideres tratemos de adoptar una mentalidad de “dar”.
Esto significa ayudar a otras personas con un propósito y compartir conocimientos siempre que sea posible. Durante las reuniones, los líderes de servicio asumen la responsabilidad de garantizar que las cosas funcionen de la forma más eficaz posible. Ejercen una buen gestión del tiempo, marcando el ritmo de la reunión según las exigencias de la agenda.
También debemos aprender a notar cuando las conversaciones se desvían del tema en cuestión y trabajan para reenfocar la discusión. El líder servidor escucha atentamente para discernir cualquier preocupación latente que puedan tener los asistentes. Si se detecta una preocupación, el líder la introduce en la discusión.
Un buen lider facilita una atmósfera en la que los asistentes se sienten lo suficientemente cómodos para expresar sus opiniones y discrepar cortésmente entre sí: esta atmósfera abierta se logra fomentando activamente el debate, recordando a las personas que mantengan sus críticas constructivas y evitando que una sola persona domine el debate. reunión.
¿Cómo podemos mejorar el feedback de las conversaciones importantes pero desafiantes?
Proporcionar feedback efectivo y perspicaz a los miembros del equipo es un componente esencial del trabajo de un gerente. Debemos proporcionar comentarios que sean específicos para una tarea en concreto, en el mejor de los casos, una tarea que alguien haya completado.
Si un miembro del equipo ha hecho una presentación, dediquemos tiempo después para decirle lo que creemos que salió bien y cómo podría mejorar la próxima vez. El feedback específico de la actividad como esta es la más sencilla.
Para que este tipo de feedback sea más efectivo, es importante entregarlo tan pronto como podamos para que la tarea permanezca fresca en nuestras mentes. Podríamos proporcionar comentarios en un correo electrónico el mismo día en que se completa una tarea.
A menos que la tarea sea importante, esta feedback por escrito será tan efectiva como una conversación cara a cara. Por último, al hacer que el feedback específico de la actividad sea un hábito regular, los miembros de nuestro equipo recibirán pequeñas sesiones de entrenamiento después de la tarea que realicen. Otra forma de dar una gran feedback es traer una multitud de perspectivas.
Podemos lograr esto mediante la realización de sesiones de feedback de 360 grados. Este tipo de feedback tiene en cuenta las opiniones de muchas personas diferentes. Si un miembro de nuestro equipo hiciera una presentación, en lugar de enviarle nuestros pensamientos sobre el rendimiento, podríamos compartir lo que otras personas pensaron también.
Este tipo de feedback es importante porque proporciona una visión completa y objetiva de cómo se está desempeñando el miembro del equipo.
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