Reseña/Sinópsis: The Free-Time Formula (2018) es una guía práctica para una mejor gestión del tiempo que aborda un problema al que todos nos hemos enfrentado: la sensación de que no hay suficientes horas en el día para hacer las cosas que más nos importan. El problema no es el tiempo en sí mismo, sino la percepción del tiempo. Jeff Sanders defiende que una vez que replanteamos nuestro concepto del tiempo, podemos empezar a establecer prioridades realistas y sacar mayor partido de nuestros días. 

¿Quién es Jeff Sanders?

Jeff Sanders es un conferenciante de temas de motivación y desarrollo personal y coach personal que practica lo que predica. Sanders, madrugador, corredor de maratones y vegetariano, es uno de los coach más efectivos de la actualidad. Su segundo libro, The Free-Time Formula, es la continuación de su debut más vendido, The 5 AM Miracle. 

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Frecuentemente dividimos el tiempo en distintos compartimentos

Por un lado, está el tiempo que dedicamos a las cosas que debemos hacer, entre las que destaca el trabajo. Después de eso, podemos relajarnos y disfrutar de nuestro tiempo libre, o eso es lo que se piensa. El problema no es que no tengamos suficiente tiempo de vacaciones, es que el concepto de “tiempo libre” es falso. 

La verdad es que ya tenemos la libertad de hacer lo que queramos con nuestro tiempo. El primer paso para una gestión del tiempo efectiva es aprender a priorizar y superar la procrastinación. 

Priorizar es difícil. Hay distracciones a la vuelta de cada esquina, ya sea la abrumadora cantidad de series o la  larga lista de tareas pendientes que llevamos con nosotros en la cabeza. Cuanto más nos proponemos lograr, más fácil es terminar sin hacer nada. 

Esto se debe al hecho de que el cerebro humano es incapaz de realizar múltiples tareas. Cuando priorizamos una tarea, funciona. La procrastinación, uno de los desafíos de gestión del tiempo más difíciles que existen, está relacionada con una priorización deficiente. 

Supongamos que tenemos un proyecto importante que debe completarse para el final de la semana. Perderemos media semana regando las plantas de nuestra oficina, navegando por la web y atascados en los detalles menores de algún evento en dos meses si no lo priorizamos, lo ponemos en lo más alto de nuestra agenda y llegamos a trabajar de inmediato. No hace falta decir que posponer tareas importantes hasta el último minuto es muy ineficiente. Pero, ¿cómo dominamos la habilidad de priorizar?

Cuantas menos prioridades más probable que las cumplamos

Como hemos visto, el cerebro no está diseñado para manejar múltiples tareas a la vez. Si le pide que se concentre en varios compromisos al mismo tiempo, perderá su enfoque por completo. 

El cerebro puede pasar  de una tarea a la siguiente. Pero esa no es una solución a largo plazo, porque provoca agotamiento y distracción. Eso significa que nuestra mejor apuesta para terminar algo importante es eliminar todas las distracciones. 

No importa si estamos escribiendo un informe o pintando un cuadro, lo que necesitamos es concentrarnos.  Apagaremos el teléfono, reuniremos nuestro equipo y encontraremos un lugar tranquilo. Aún mejor, es mejor asegurarnos de que hayamos usado el baño y comido algo antes de empezar. Si hacemos eso, tendremos algunas horas para concentrarnos únicamente en la tarea que tenemos entre manos. 

Llegar a las cosas importantes para nosotros se trata de convertirlas en nuestra prioridad. Echemos otro vistazo a esa lista y veamos si podemos hacer algún cambio. Habrá algunas tareas que podemos tachar de la lista. Echemos otro vistazo y veamos si hay otros que puedan solucionarse la semana que viene. 

Para hacerlo, el autor nos recomienda hacer una lista de las cosas que tenemos que hacer y clasificarlas según su importancia y urgencia. Esto se conoce como la Matriz de Eisenhower, y es un sistema de clasificación que divide las tareas en cuatro tareas de acuerdo a los factores de importancia y urgencia.

Lo ideal, es dedicar nuestro tiempo principalmente a las tareas que son importantes y urgentes, y solo entonces dedicar tiempo a las que son importantes. Si una tarea no es importante pero es “urgente” seguramente solo creamos que es urgente, y que nos sirva sobre todo como una forma de “escapismo”. 

Entender nuestras metas, evita que pasemos más tiempo del necesario perdidos, o que sigamos en una dirección solo para arrepentirnos. Empezar una empresa es una estrategia que nos da una herramienta para cumplir algo que queremos, no es un fin en sí. Por lo tanto, debemos escoger el fin para el que queremos usar esta herramienta.

El primer paso entonces es entender que queremos lograr y crear metas a corto y largo plazo que nos acerquen al objetivo final. Es normal no saber exactamente que queremos al principio, pero siempre es útil tener un punto de referencia con el que podamos comparar y corregir.

Las metas son una declaración precisa de su visión, y establecer metas significa señalar todos los esfuerzos que debe poner para lograr el resultado deseado. 

Una fórmula que puede usar es la del método de objetivos S.M.A.R.T cuyas siglas hacen referencia a las siguientes palabras en castellano:

• Específico: escriba una meta claramente definida y una lista de los pasos de acción necesarios para alcanzarla.
• Medible: usted y los demás deben poder ver fácilmente cómo está progresando, en cada paso del camino.
• Alcanzable: su objetivo puede estar lejos de donde se encuentra ahora, pero ciertamente es factible.
• Realista: establezca metas y objetivos razonables que pueda esperar lograr confiando en sus esfuerzos.
• Dirigido: sepa exactamente hacia dónde se dirige y cómo va a llegar allí, y defina las consecuencias y las posibles recompensas para anticipar la realización de la meta.

El minimalismo temporal

Una de las lecciones más importantes de las enseñanzas espirituales cada vez más populares de hoy en día es que dejar de lado las cargas innecesarias puede  despejar nuestros hogares y liberar espacio mental importante. 

Tómalo de Joshua Becker, el autor de Minimalismo y un conocido defensor del movimiento del mismo nombre. Según Becker, eliminar las cosas que no necesitamos es una experiencia liberadora. Libera más tiempo y recursos a la vez que elimina mucho estrés de nuestras vidas. 

Nuestro guardarropa es un buen lugar para empezar. Las personas solo usan alrededor de una cuarta parte de la ropa que tienen . Donar el 70 % restante a la caridad no solo despeja nuestro hogar, sino que además agiliza nuestra vida diaria, eliminando decisiones necesarias sobre qué ponernos y enseñándonos el verdadero valor de lo que tenemos. 

Sin embargo, el minimalismo no se trata solo de dejar de lado las posesiones materiales inútiles, probablemente ganaremos mucho más si nos deshacemos del equipaje psicológico. Considera el perfeccionismo. 

Jeff Sanders heredó un gran jardín en ruinas cuando se mudó a su nuevo hogar. Su vecino de al lado era un arquitecto paisajista que había diseñado meticulosamente un jardín exquisito. Sanders hizo lo mismo, impulsado por su perfeccionismo natural. 

Trabajó horas en el jardín en un diseño que rivalizará con el de su vecino. Pero no llegó a cortar, desmalezar, podar ni poner mantillo en el césped. Se dio cuenta de que su corazón no estaba en eso, e incluso si lo estuviera, no tenía el conocimiento ni las ganas de aprender. 

La jardinería resultó no ser una prioridad en su vida. En lugar de desperdiciar más tiempo en este proyecto sin sentido, abandonó la mentalidad competitiva y perfeccionista que lo había llevado al jardín en primer lugar, usó la energía y el tiempo que hubiera dedicado a cortar el césped para escribir este libro.

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