Resumen del libro Productividad extrema Potencia tus resultados y reduce horas de trabajo por Robert C. Pozen (Extreme Productivity)
Reseña/Sinópsis: Productividad Extrema (2012) es un libro que nos enseña cómo aumentar nuestra productividad administrando nuestro tiempo y ejerciendo un control experto sobre el alcance y los requisitos de nuestro trabajo. El libro nos explica cómo priorizar tareas importantes, eliminar la procrastinación y volvernos más eficientes en general.
¿Quién es Robert C. Pozen?
Además de ser profesor titular en la Escuela de Negocios de Harvard, Robert C. Pozen es autor de seis libros y numerosos artículos. Anteriormente ejerció como presidente y vicepresidente de varias grandes firmas financieras, así como en la Comisión para Fortalecer la Seguridad Social de la administración Bush.
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¿Por qué es importante planificar?
Cuando nos ahogamos en el trabajo, planificar con anticipación, ya sea el próximo año, el próximo mes o incluso la próxima semana, puede ser una tarea abrumadora. Sin embargo, mirar hacia el futuro valdrá la pena a largo plazo.
Para empezar a priorizar, dividir las tareas en objetivos y metas. Una buena estrategia es dividir las tareas en función del tiempo que tarden en completarse. Por ejemplo, las metas profesionales pueden tomar cinco años o más. Estos incluyen cosas como la ampliación de nuestra red de negocios o la obtención de un ascenso a una posición ejecutiva.
Los objetivos a medio plazo van de tres a veinticuatro meses. Por ejemplo, si trabajamos para una empresa de calzado, uno de nuestros objetivos podría ser sacar una nueva línea de zapatillas.
Para acabar las metas a corto plazo se definen como cualquier cosa que tomará tres meses o menos, como escribir informes de progreso o completar una parte de un proyecto importante. Tanto los objetivos como las metas son necesarios. si no priorizamos estas tareas fundamentales, nunca lograremos nuestras metas profesionales más importantes.
Sin embargo, es fundamental priorizar metas, objetivos y metas a largo plazo que tanto nosotros como nuestro empresa apoyamos. Primero debemos concentrarnos en lo que beneficia tanto a nuestra organización como a nosotros a nivel personal. Una vez completado eso, podemos pasar a las tareas que sólo nos conciernen a nosotros.
Supongamos que queremos conocer a más personas en nuestra industria y cambiar la marca de nuestra primera línea de zapatillas para aumentar las ganancias. Debido a que nuestro empresa desea el segundo resultado, priorizaríamos el cambio de marca. Una vez que hayamos priorizado nuestras tareas, es hora de establecer algunas prioridades principales o proyectos a los que dedicaremos la mayor parte de nuestro tiempo.
Para asegurarnos de que estamos haciendo esto de forma efectiva, debemos realizar un seguimiento de nuestros días de trabajo y cómo asignamos nuestro tiempo. Podemos descubrir que estamos perdiendo el tiempo en actividades que no tienen nada que ver con nuestras metas u objetivos. Quizás asistimos a demasiadas reuniones internas y no priorizamos las importantes. Nuestra capacidad para administrar nuestro tiempo de forma efectiva es fundamental para nuestra productividad, lo que nos lleva a otro tema: la procrastinación.
¿Nos hemos encontrado con mucho trabajo por hacer pero sin idea de por dónde empezar?
Debido a que tales situaciones pueden ser paralizantes, es fundamental entender cómo lidiar con ellas. Una estrategia es dividir nuestros proyectos en objetivos más pequeños para los que podemos establecer plazos mínimos. Si somos como la mayoría de las personas, no comenzaremos a trabajar hasta que se acumule la presión.
En lugar de esperar hasta el último minuto para realizar un trabajo descuidado alimentado con cafeína, establezca fechas límite más pequeñas que dividan las tareas en partes más manejables. De esa forma, podemos completar nuestro trabajo paso a paso, mucho antes de lo previsto. Al usar este método, debemos espaciar nuestros plazos a intervalos regulares y evitar tenerlos todos a la vez.
Supongamos que tenemos cuatro semanas para completar un informe de 6000 palabras. Nuestros plazos podrían ser escribir 2,000 palabras por semana durante las primeras tres semanas, con la última semana revisando y ajustando.
Podemos aumentar las probabilidades de cumplir con los plazos compartiendo nuestros plazos con nuestro jefe, lo que agrega un poco de presión adicional y nos hace más responsables. Podríamos decirle a nuestro jefe que estamos trabajando en un análisis de la competencia para nuestra empresa y que hemos dividido la tarea en cuatro capítulos.
A partir de ahí, podríamos decir que vamos a empezar el lunes y tener el informe en su buzón el viernes. Incluso podríamos crear un evento de calendario e invitar a nuestra jefa a él para recordarle la fecha límite.
Este enfoque asegura que mantendremos nuestras promesas porque no queremos decepcionar a la otra persona. Pero debemos tener en cuenta que recompensarnos después de cumplir con una fecha límite es esencial, porque si solo nos forzamos a hacer algo que no queremos estaremos aumentando las probabilidades de procrastinar la próxima vez.
Nuestra fuerza de voluntad es como un músculo, si lo ejercitamos demasiado se cansa
Nuestra fuerza de voluntad tiene límites, pero se puede entrenar
Empecemos por cómo funciona nuestra fuerza de voluntad. Si hemos ido al gimnasio y nos sentimos completamente cansados y con ganas de irnos a casa, pero decidimos seguir adelante, lo que nos permite hacerlo es la fuerza de voluntad
La fuerza de voluntad es la capacidad de hacer alguna tarea que no tiene recompensa inmediata, para conseguir una recompensa a largo plazo.
Es la capacidad de usar el presente como combustible para crear el futuro que deseamos
Esta fuerza de voluntad no es infinita, sino que tiene límites y se puede agotar.
En concreto, si hacemos demasiadas actividades que requieran esfuerzo mental o físico , cuando no estamos acostumbrados, es muy fácil que gastemos nuestra capacidad de autocontrol
De forma que seguir lo que decían antes de que tenemos que trabajar todo el dia sin descanso, lo único que acaba causando es que acabemos quemados y sin ganas de hacer nada.
Porque aunque con el descanso podemos recuperar parte de nuestra fuerza de voluntad, si nos esforzamos en exceso en poco tiempo acabamos gastando las reservas.
Por eso para sacarle el mayor provecho debemos usar descansos que nos ayuden a recuperarnos
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