Resumen del libro Personal Kanban Mapping Work Navigating Life por Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry
Reseña/Sinópsis: Personal Kanban (2011) es una herramienta versátil que nos ayudará a organizar nuestras vidas y nuestro trabajo, así como a lograr un equilibrio entre los dos. El libro nos enseña cómo configurar y usar nuestro propio Kanban, maximizando nuestra eficiencia. también brindan información sobre los patrones de vida, lo que nos permite medir el progreso y evitar sentirnos desbordados.
¿Quién es Jim Benson?
Jim Benson ha trabajado para una variedad de organizaciones, incluidas agencias gubernamentales, Fortune 10 y startups. Es un consultor de gestión que utiliza el método Personal Kanban para mejorar los entornos de trabajo y es copropietario de la empresa de desarrollo de software Modus Cooperandi.
¿Quién es Tonianne DeMaria Barry?
Tonianne DeMaria Barry tiene experiencia trabajando en la industria de la moda, así como para agencias gubernamentales, organizaciones sin ánimo de lucro, corporaciones Fortune 100 y starups.
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La importancia de planificar
¿Nos sentimos sobrecargados de trabajo, estresados e incapaces de encontrar tiempo para descansar y relajarnos? Incluso los placeres simples como reunirse con amigos para tomar una copa parecen distantes en momentos como este. El problema, es que no nos damos cuenta de que no descansar puede ser una de las decisiones más perjudiciales tanto a nivel personal como profesional.
Todo se reduce a cómo separamos nuestro tiempo de trabajo de nuestro tiempo personal, lo que interrumpe nuestro equilibrio entre el trabajo y la vida. Lo hace porque nuestras vidas personales y profesionales están unidas. Aunque puede parecer una tontería apuntar un recordatorio para pasar el rato con amigos, tenemos que recordar que es tan importante como apuntar todas las reuniones que tenemos. Si no lo tenemos en cuenta, probablemente escribamos únicamente listas de tareas pendientes para el trabajo, lo que puede llevarnos a perseguir objetivos laborales hasta el final del día, momento en el cual no tenemos energía para socializar.
Pero ese no es el único problema. Cuando separamos nuestra vida y nuestro trabajo, corremos el riesgo de renunciar permanentemente a objetivos que pueden cambiar nuestras vidas, como vivir en el extranjero o de forma más ética. Esto se debe a que lograr tales objetivos requiere tomar medidas tanto en nuestra vida profesional como personal. Por lo tanto, si no planificamos nuestros objetivos teniendo en cuenta estos dos aspectos, es poco probable que los alcancemos.
Vivir una vida más sana, por ejemplo, requiere algo más que hacer ejercicio y comer algunas piezas de fruta. Para mejorar nuestra salud, necesitaremos reducir el estrés tomando descansos habituales del trabajo.
El Kanban Personal
Mientras visitaba Estados Unidos, Tai Chi Honor, un ingeniero de Toyota, quedó muy impresionado con una visita al supermercado local. En lugar de ordenar y almacenar grandes cantidades de todo, el supermercado solo tenía a mano lo que sus clientes compraban con frecuencia.
Ohno se dio cuenta de que un método podría mejorar significativamente la línea de ensamblaje de Toyota y así nació el método Kanban, un método para optimizar la producción industrial. Debido a que el objetivo de Ohno era reducir los costes manteniendo la calidad del producto, el área obvia a la que apuntar era el inventario. almacenar cosas es costoso y no resulta en mejores coches.
Para reducir los costes de almacenamiento, comenzaron a producir coches bajo demanda. Para agilizar la producción, Ohno diseñó un sistema de visualización similar a una cartelera que mostraba el flujo de trabajo de la fábrica. En lugar de esperar las asignaciones, los empleados podían mirar la cartelera y saber qué era lo siguiente. Como resultado, las tareas se completaron más rápido y se requirieron menos gerentes para supervisar el flujo de trabajo.
El método tuvo tanto éxito que empresas de todo el mundo comenzaron a utilizarlo. Se hizo conocido como “Kanban”-”Tablero” . Este Kanban organizativo dio lugar al Kanban personal. Nuestras vidas no funcionan en una cadena de montaje, pero este sistema sigue siendo útil para nuestras vidas y lidiar con objetivos cambiantes.
El coaching del método Kanban se basa en dos principios: el primer paso es visualizar nuestro flujo de trabajo dibujando todas nuestras tareas en un tablero. Esto nos permite monitorizar todo lo que necesitamos hacer al mismo tiempo y determinar nuestra próxima tarea. En lugar de tener que hacer malabarismos mentales con múltiples tareas urgentes, nuestro Kanban nos permite sopesar las ventajas y desventajas de cada una.
El segundo principio de Kanban es mantener el número de tareas que estamos haciendo a la vez al mínimo. No hay razón para cargarnos con más de lo que podemos manejar. Ahora que entendemos qué es Kanban, es hora de crear el nuestro
Cómo utilizar el Kanban Personal
Hemos decidido que una mejor organización en nuestras vidas sería beneficiosa. Para empezar a mapear nuestro flujo de trabajo y aumentar nuestra productividad, todo lo que necesitamos es un bolígrafo, una pizarra y algunos post-it.
En primer lugar, debemos decidir qué medio usaremos para crear nuestro Kanban y dónde lo colocaremos. Nuestro Kanban personal está diseñado para visualizar el flujo de nuestro trabajo. Aunque podemos dibujarlo en nuestro ordenador, es mucho más efectivo usar un medio que podamos ver todos los días.
Una pizarra es ideal porque se puede colocar en nuestra oficina o en un lugar por el que solemos pasar en casa. Estamos a tres pasos de crear nuestro Kanban personal una vez que hayamos decidido un medio y una ubicación.
Primero, crea tres o más columnas que representen diferentes etapas de desarrollo. Estas podrían ser cosas como a hacer, que significa trabajo que está listo para ser abordado. en proceso, que significa trabajo en progreso y finalizado, que significa tareas completadas. Las tareas han de ir de una columna a otra a medida que las completamos.
El segundo paso es crear nuestro backlog enumerando todos los objetivos que hemos tenido pero que no hemos podido completar. Un método es usar notas adhesivas para escribir todas nuestras metas futuras, que pueden ir desde llamar a nuestra madre hasta mudarnos a Japón.
El tercer paso es determinar el número máximo de tareas en las que se puede trabajar simultáneamente. Las personas son más eficaces cuando no tienen demasiadas tareas que realizar al mismo tiempo. Podemos encontrar nuestro número mágico eligiendo uno al azar y probándolo con el tiempo para encontrar nuestro punto óptimo. Y con eso, nuestro Kanban personal está completo. Ahora es el momento de ponerlo en acción
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