Resumen del libro Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés por David Allen (Getting Things Done)
Resumen corto: Getting Things Done The Art of Stress Free Productivity o en español Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés es una de las metodologías más extendidas sobre cómo mejorar nuestra productividad a la vez que reducimos nuestro estrés, basada en eliminar la necesidad de recordar listas de tareas. Por David Allen
¿Quién es David Allen?
David Allen es un consultor, speaker, coach y principalmente conocido por crear la metodología de getting things done o GTD, que presentó al mundo por primera vez con sus clases y más tarde con el libro del Arte de la Productividad sin Estrés que llegó a ser un New York Times Best Seller y llegó a vender hasta 1.5 millones de copias.
Cuando David Allen escribió Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés, no consiguió que se publicara únicamente el libro sino que creó un movimiento. Muchas personas se convirtieron en usuarios de este sistema de gestión del tiempo, que se conoce como «GTD» para abreviar.
Incluso hoy en día, algunas de las aplicaciones de productividad más populares, como Things u Omnifocus, se basan en el sistema de David Allen. Todo esto solo ha sido posible gracias a toda la experiencia que consiguió como coach para miles de ejecutivos de las mejores empresas del mundo. Si su sistema ha funcionado para ellos, es probable que aprendamos algo útil de estudiarlo.
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¿Por qué nos sentimos tan abrumados?
David Allen dice que la causa de nuestro sentimiento de abrumación constante, es que nuestros cerebros nunca fueron diseñados para contener mucha información al mismo tiempo. Cuando estamos pensando en algo, se encuentra en lo que se conoce como working memory, o memoria de trabajo, y esta apenas es capaz de mantener unas pocas ideas o conceptos en cada momento. Lo que significa que intentar trabajar con más no solo nos abruma, sino que además es ineficiente.
Por ejemplo, si estamos en medio de escribir, pero nuestro hilo de pensamiento se rompe constantemente cuando de repente recordamos que tenemos que regar nuestras plantas … o comprar un regalo, es poco probable que seamos productivos. Cuando estamos tratando de realizar un seguimiento constante de todo lo que tenemos que hacer en nuestra mente, eso interrumpirá nuestra concentración y dificultara que podamos trabajar. Esta es una de las razones por las que el multitasking no funciona. El Dr. Roy Baumeister, autor del libro Fuerza de Voluntad ha realizado varios estudios que respaldan esto, mostrando que dejar tareas incompletas limitan nuestra capacidad de concentración.
La solución para reducir este sentimiento de estar abrumados, y aumentar nuestra productividad, es capturar y organizar todas nuestras ideas, proyectos, planes e inquietudes en algún lugar que sepamos que vamos a revisar. El autor llama a esto un «cerebro externo». Se trata de escribir todo en lo que estamos trabajando, no tenemos que mantener un registro de cientos de cosas diferentes en nuestra mente.
Según David Allen esto ayuda a que podamos concentrarnos por completo en lo que sea que tengamos delante, ya sea un proyecto de trabajo o jugar con nuestros hijos. Saber que tenemos apuntado todo lo que tenemos que hacer, nos permite reducir el estrés, y asegurarnos de que vamos a cumplir con todas las tareas que nos planteamos.
“No hay razón para pensar lo mismo dos veces, a menos que nos guste tener ese pensamiento.”-David Allen
El primer paso de GTD es capturar todas las tareas que nos vienen a la mente en algún sitio. Necesitamos un sistema fiable para captar todo lo que creemos que necesitamos hacer y que nos permita hacer un seguimiento de nuestras responsabilidades, sin distraernos o preocuparnos constantemente por olvidar algo importante.
Podemos usar una o una combinación de herramientas para esto como:
- Un cuaderno de papel
- Una aplicación de notas digitales
- Una carpeta en la que poner papeles
Es importante que sin importar la herramienta que elijamos, sea facil acceder a ella, y es importante que este en un lugar concreto, que sepamos que siempre la encontraremos si vamos a cierto lugar. Según David Allens, lo importante no es el método que usemos, sino la idea detrás, lo importante es que nos permita capturar, aclarar y organizar nuestros pensamientos e inquietudes.
Tal y como explican Robert Greene en su libro maestria, y Cal Newport en su libro Enfócate, o el libro Focus por Daniel Goleman la clave para poder mejorar nuestras habilidades y ser productivos es la concentración y una de las principales barreras para nuestras concentración es recordar lo que aún no hemos hecho o lo que tenemos que hacer cada 5 minutos.
Puede parecer que estas distracciones de segundos no son un gran problema, pero en realidad el tiempo que pasamos pensando en ello, e intentando no pensar y volviendo a trabajar puede ser de minutos, algo que si se repite cada 5 minutos acaba significando que no avanzamos con nuestro trabajo
Además las interrupciones evitan que podamos entrar en el estado de flow, fluir, y por lo tanto impiden que podamos ser todo lo productivos que podríamos llegar a ser realmente. Por lo que la forma más fácil de mejorar nuestra productividad es simplemente eliminando las distracciones de tareas que deberíamos hacer
Y para hacerlo tan solo tenemos que apuntar las tareas que tenemos en mente para el día en un sitio que sepamos que vamos a volver a revisar más tarde. Con esta acción tan simple que no lleva más de 10 minutos podemos evitar perder minutos cada día y horas cada semana
Esto funciona también cuando se trata de tareas que no teníamos en mente o distracciones que aparecen a lo largo del día, simplemente con apuntarlas será mucho más fácil que podamos concentrarnos.
Crear listas con los próximos pasos para los proyectos para no tener que pensar en ello cada vez
La siguiente parte del sistema de David Allen es procesar con regularidad todos los elementos que capturamos. Esto significa revisarlos uno por uno y escribir:
- ¿Qué resultado queremos lograr con esto?
- ¿Cuál es el próximo paso?
Las interrupciones son una de las principales razones por las que hacemos menos de lo que podríamos hacer cada día. Pero otra razón en la que no solemos pensar es el hecho de que cuando no sabemos exactamente que hacer es muy probable que nos pasemos el tiempo pensando en lugar de hacer, y que incluso se de el caso de que acabemos cambiando de prioridades en el momento
Esto se debe a que no saber qué hacer y pensar en ello es una gran excusa para procrastinar y creer que estamos haciendo trabajo. Pero tan solo sirve como pérdida de tiempo y como una forma de engañarnos a nosotros mismos
Además si dejamos que decidan nuestras emociones por nosotros es muy probable que cambiemos nuestras prioridades aunque realmente no sea la decisión adecuada, como por ejemplo decidimos que es mejor no ir al gimnasio hoy porque no hemos conseguido hacer tanto trabajo como queríamos
Para evitar caer en esta trampa lo mejor que podemos hacer es crear “listas de próximos pasos’’ que son básicamente las tareas que debemos hacer una vez hemos acabado con las tareas anteriores
De esta forma en vez de perder el tiempo pensando en cada momento, y en concreto en un momento en el que nuestra motivación y fuerza de voluntad están bajas, decidimos de antemano que hacer y simplemente lo hacemos.
Definir el resultado deseado
¿Qué resultado estamos tratando de conseguir? Con algunas cosas, esto puede resultar obvio. Pero cuando nos enfrentamos a un problema más complicado, aclarar qué resultado exacto queremos puede ser útil. Por ejemplo, estamos buscando un apartamento nuevo. Bueno, ¿cuántas habitaciones necesitamos, en qué parte de la ciudad queremos vivir y qué precio podemos pagar? Definir claramente nuestro resultado al principio puede ahorrarnos mucho tiempo. Este es un consejo que también encontramos en el libro de Los 7 Hábitos de las Personas Altamente Efectivas, de Stephen Covey.
Definir el siguiente paso
Lo segundo que debemos anotar para cada elemento es el siguiente paso. David Allen dice que muchas personas escriben listas de tareas pendientes ambiguas. Esto podría parecer una buena idea porque facilita el proceso de escribirlo, pero en realidad no saber exactamente lo que tenemos que hacer puede presionarnos más.
En su lugar, debemos escribir los siguientes pasos a nivel práctico, que debemos realizar. Por ejemplo, podríamos decir, necesito llamar a x numero para solucionar el problema antes de tal fecha. Esto es un objetivo concreto que nos explica lo que tenemos que hacer y para cuando, por lo que además evita que caigamos en el efecto de la Ley de Parkinson. Esta ley explica que si no tenemos una fecha límite, las tareas se expanden hasta llenar el tiempo que le asignamos.
Una vez que tengamos una lista de pasos específicos, podremos llevar a cabo nuestras tareas de manera más eficiente. Tomar decisiones sobre lo que debemos hacer por adelantado puede ahorrar mucho tiempo y energía mental más adelante, cuando estemos en un momento estresante. Algunos consejos de Allen para sacarle más partido a sus conceptos son:
- Realizar los pasos ahora, si le llevan menos de 2 minutos. Para las tareas pequeñas de 2 minutos, el enfoque más fácil es hacerlas de inmediato en lugar de perder el tiempo tratando de administrarlas en nuestro sistema.
- Comunicar los pasos a la persona adecuada ( compañeros de trabajo, pareja, amigos, etc.). Una vez hecho, nos recomienda ponerlo en una lista como «En proceso» que rastrea todo lo que estamos esperando que otros completen.
- En caso de que no cumpla con las condiciones anteriores, tan solo tenemos que ponerla en nuestra lista de próximos pasos.
Cómo organizar nuestras listas de tareas
Cuando tengamos alguna tarea que debamos revisitar en el futuro, el primer lugar para considerar colocarla es nuestro calendario. Para ser más efectivos, Allen nos recomienda poner la tarea en el día que se supone que debemos hacerla sin falta, es decir ponerla cuando tenga el deadline real. Por
David Allen no recomienda que escribamos una lista diaria de tareas pendientes para cada día de la semana.
Dice que esto es ineficiente porque todos reorganizan estas listas diarias todo el tiempo, lo que hace perder tiempo y puede desanimarnos. En cambio, deberíamos tener un puñado de «Listas de Próximos Pasos» cada una para las distintas facetas de nuestra vida.Por ejemplo, algunas listas que tienen los clientes de David incluyen:
- Lista «En casa»,
- Lista «En mi ordenador de trabajo»,
- Lista «Quehaceres varios»,
- Lista “Social”
La razón detrás de usar múltiples listas es ayudarnos a ver las acciones correctas en el momento correcto, cuando estamos en condiciones de realizarlas. Imaginemos que estamos saliendo de nuestra casa para ir al supermercado, y al lado de nuestra puerta miramos nuestra lista de «recados» y vemos que tenemos que comprar sal.
Esto sería un buen uso de la lista, porque lo vemos cuando hace falta. Pero cuando estamos sentados en el trabajo, recordar que tenemos que comprar sal solo sirve para distraernos. Lo importante es adaptar las listas a nuestras necesidades, intentar no poner todo en una única lista, y estar dispuesto a aprender sobre la marcha.
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