Resumen del libro How to Fix Meetings por Graham Allcott
Reseña/Sinópsis: How to Fix Meetings (2021) es un manual para transformar reuniones largas e ineficaces en sesiones bien diseñadas que fomentan la colaboración y producen resultados. How to fix meetings describe cómo aprovechar al máximo cualquier reunión, desde definir el propósito de la reunión hasta empezar con sus tareas.
¿Quién es Graham Allcott?
Graham Allcott es un empresario y conferenciante que fundó Think Productive, una empresa que ha ayudado a Heineken y eBay a mejorar la productividad y el bienestar de sus empleados. Allcott presenta el podcast de negocios Beyond Busy y es autor de varios libros, incluido el bestseller How to Be a Productivity Ninja. Hayley Watts es Productivity Ninja en Think Productive, donde ayuda a los clientes a mejorar su gestión del tiempo y su relación con el trabajo. Anteriormente trabajó para varias empresas y organizaciones benéficas antes de fundar Think Productive.
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Los jefes deberían respetar el tiempo de los empleados, y lo pueden hacer reduciendo el tiempo de las reuniones
Uno de los principales procesos que nos hace perder tiempo y energía, aunque ‘’parece importante’’, son las reuniones. Las reuniones son unas de las mayores pérdidas de tiempo que tenemos en cualquier empresa con más de una persona
Esto pasa sobre todo si las reuniones no estan bien estructuradas y si tienen a más de 5 personas.
En esas situaciones las reuniones no sirven mas que para desperdiciar el tiempo, y en su lugar podríamos usar un sistema de mensajes que muestre que tareas se han hecho y cuales no y que solo cuando haya dudas se hagan reuniones
Si reducimos el número de reuniones a solo una vez por semana podremos conseguir todos los beneficios que puedan tener y eliminar su efecto de pozo de energía y tiempo.
Eliminemos las interrupciones y distracciones para ‘’multiplicar’’ el tiempo que tenemos y mejorar la concentración. Si sentimos que aún así hace falta hacer una reunión, si no se puede solucionar con menos de 5 emails, el siguiente paso es saber como hacer que nuestras reuniones sean más efectivas.
Cómo tener reuniones más efectivas
He aquí un ejemplo: Gavin debe convocar una reunión de equipo. Elige una hora y un lugar convenientes y envía invitaciones. Pero cuando llega el día, nadie encuentra la reunión útil o productiva.
Gavin, como muchos de nosotros, estaba demasiado preocupado por la reunión en sí. Debería haber prestado atención a lo que sucedía fuera de la sala de reuniones. Según el 40-20-40 Continuum de los autores, tanto los organizadores como los asistentes deberían dedicar el 40% de su tiempo relacionado con la reunión y energía para la preparación y el 20 % para la reunión en sí. El 40 % restante es para un seguimiento efectivo.
Ese 40 % inicial sienta las bases para la productividad futura. Lo primero que tenemos que saber, es cuál es el propósito u objetivo de la reunión. Saber el propósito aclara el objetivo de una reunión y establece no quién debe asistir, sino qué se espera de ellos. Ayuda a dirigir la discusión en la dirección correcta. Incluso las reuniones periódicas, deben tener un propósito distinto cada vez.
Para determinar el propósito de una reunión, es importante hablar con los posibles asistentes sobre los problemas que deben abordarse. Después, utilizando esta información, debemos establecer el objetivo de la reunión. Por ejemplo, al final de esta reunión, habremos decidido las prioridades clave de la campaña de marketing para el mes siguiente.
Es importante que todo el mundo conozca el objetivo antes de llegar a la reunión por si deben hacerse cambios, y para que cada persona sepa si merece la pena que vaya a la reunión.
El siguiente paso es planificar la reunión para que logre el objetivo. Podemos crear un planning que incluya los temas a tratar, el tiempo asignado para cada uno y la persona a cargo. Cuanta más información proporcionemos, más fácil será para las personas prepararse. Hay algunos enfoques que podemos tomar si no estamos seguros de qué incluir en la agenda. Un enfoque es visualizar la agenda como una historia con un principio, un medio y un final.
Podemos empezar investigando los temas en cuestión y su contexto. Después, podemos pasar a las soluciones o los próximos pasos. La conclusión se utiliza para determinar los siguientes pasos.
Otra estrategia es organizar la agenda en torno a las siguientes preguntas: qué, por qué, cuándo, cómo, dónde y quién. después, la reunión debe dedicarse a responder cada pregunta relacionada con la declaración del propósito. La agenda, al igual que la declaración del propósito, debe distribuirse antes de la reunión, junto con cualquier información relevante que ayude a los asistentes a prepararse.
¿Qué es la fatiga de decisión?
La fatiga de decisión, es el término con el que se conoce al proceso de reducir nuestra capacidad de tomar decisión o hacer tareas complejas, a medida que vamos tomando decisiones durante el día. De forma que cuantas más decisiones tomemos cada día, mayor será la fatiga de decisión y menores nuestras capacidades a la hora de decidir al final del día.
Sin importar lo racionales que seamos, o creamos que somos, no podemos tomar decisión tras decisión sin pagar un precio a nivel cognitivo. A diferencia del cansancio físico, este cansancio a nivel mental es difícil de detectar de forma directa, y su principal síntoma es un aumento de la impulsividad de nuestras acciones.
Esta impulsividad nace del deseo de nuestra mente de descansar y por lo tanto de su uso de “atajos mentales”, que suelen basarse en dejar de usar nuestro sistema 2, el pensamiento calmado y racional, a usar el sistema 1, el pensamiento intuitivo y emocional, o simplemente procrastinar y decidir no hacer nada.
Una de las razones detrás de este cambio a nivel cognitivo, se debe a los cambios en nuestros niveles de glucosa. Cuando tenemos menos glucosa en sangre se produce un aumento de las decisiones intuitivas y la irritación, esta es la razón por la que tomar un descanso y comer algo nos puede ayudar a recuperar parte de nuestra capacidad de decisión.
El bajo nivel de glucosa que vemos no se debe a que no tengamos glucosa en el organismo o que no podamos producirla por nuestra cuenta, sino simplemente a los ciclos de la insulina y su efecto de inducir una reducción de la glucosa en sangre cuando llevamos tiempo sin comer.
Aunque otro enfoque para conseguir lo mismo es el de usar una dieta ceto, debido a que esta nos permite usar otras fuentes de energía para el cerebro que tienen una mayor duración, debido a que las podemos obtener de las reservas de grasa.
Otro de los factores que lo controla es nuestro cronotipo. Daniel H. Pink, en su libro ¿Cuándo? La Ciencia de Encontrar el Momento Preciso, explica que nos dividimos principalmente en 3 tipos de cronotipo, las alondras, que trabajan mejor por las mañanas y tienen bajones a partir de las doce, los búhos, que trabajan mejor por la tarde y noche y tienen mas dificultades por las mañanas, y los pájaros mañaneros que se encuentran entre ambos.
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