Resumen del libro Bit Literacy Productivity in the Age of Information and E-mail Overload por Mark Hurst
Reseña/Sinópsis: Bit Literacy (2007) es el libro de referencia para las personas que quieren hacer un mejor uso de su tiempo en un mundo lleno de información inútil. Este libro nos explica cómo sacar más partido a nuestro tiempo, dejar de procrastinar y cumplir nuestras metas.
¿Quién es Mark Hurst?
Mark Hurst se graduó en el MIT y es el fundador y director ejecutivo de Creative Good, una firma de consultoría especializada en mejorar la experiencia del cliente. Clientes incluidos es su libro aclamado por la crítica.
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Una breve historia de la información
Durante siglos, cada vez que las personas querían registrar algo importante o transmitir conocimiento, tenían que usar papel, y gracias al papel y la imprenta de Gutenberg conseguimos difundir ideas mucho más rápido, lo que a su vez permitió el renacimiento y más tarde la ilustración. Sin embargo, con el paso del tiempo, comenzamos a notar los inconvenientes del papel, como que puede perderse con facilidad, que no aguanta el paso del tiempo, y que requiere espacio.
Hoy en día estamos en proceso de dejar de lado el papel, y reemplazarlo con bits, un medio de almacenamiento de información con propiedades únicas que lo hacen más eficiente en tiempo y energía que cualquier otro.
Los bits nos permiten almacenar grandes cantidades de información en poco espacio físico. Los bits se pueden compartir con una gran cantidad de destinatarios debido a su alta velocidad de transmisión. Con el clic de un botón, ahora podemos enviar un correo electrónico o publicar un artículo que llegue a millones de personas en todo el mundo en cuestión de segundos. Anteriormente, este tipo de alcance habría requerido el uso de muchos árboles para producir el papel, así como tinta para escribir la información.
Nuestro texto tendría que enviarse por todo el mundo, lo que requeriría combustible y tiempo. Debido a Internet y los dispositivos interactivos, la cantidad de bits existentes crece y fluye constantemente. Los ordenadores portátiles, los teléfonos inteligentes, las tabletas, las PC, las cámaras, etc., nos han permitido almacenar información de distintos formatos.
Y gracias a Internet las limitaciones de espacio parecen haber desaparecido. Desde el desarrollo de smartphones hemos conseguido acceso a más información de la que tenia toda la biblioteca de Alejandría en nuestro bolsillo. Pero aunque esto tiene un sinfín de ventajas, también cuanta con sus inconvenientes, hoy en día tenemos acceso a demasiada información.
La era de los bits
Los bits, como se dijo anteriormente, son simplemente impulsos eléctricos sin peso. A pesar de esto, tienen la capacidad de agobiar a las personas, tanto mental como emocionalmente. Ahora tenemos más canales para interactuar entre nosotros, a través de varios flujos de bits, que requieren nuestra atención y compromiso constantes.
Mensajes de texto, mensajes instantáneos, Twitter, Instagram, varias cuentas de correo electrónico, Facebook, etc. Podemos acabar quemados si no podemos administrar estos flujos de bits. Aunque la mayoría de nosotros hemos aprendido los fundamentos del uso de la ordenador (navegación web, procesamiento de textos, etc.), pocos sabemos cómo lidiar con una afluencia cada vez mayor de bits.
La mayoría de nosotros solemos caer en una de dos estrategias. La primera es la pasividad y evitar el flujo de bits. El problema con esto, es que no resuelve el problema, y hace que se convierta en un problema mucho peor con el tiempo. La segunda es el estilo de vida “siempre conectado”, que se caracteriza por una reacción rápida y urgente cada vez que nuestro smartphone emite un pitido.
Ambos métodos resultan en una pérdida gradual de control, a medida que se acumulan, causan estrés e interfieren con la productividad y la calidad de vida. Y aquí es donde entra Bit Literacy, que se basa en aprender a hacer uso de nuestros recursos y herramientas para tratar de forma eficiente los flujos de bits entrantes, buscando razones para eliminar, filtrar y soltar bits para “lograr el vacío”.
¿Qué es el Bit Literacy?
¿Cuántos correos electrónicos nos quedan por leer? ¿7,000 o más? El correo electrónico es el flujo de bits más comúnmente mal manejado de todos. Esto se debe, en parte, a que las personas usan su bandeja de entrada de correo electrónico para fines para los que no fue diseñada, lo que da como resultado un flujo de trabajo ineficaz y desmoralizador.
Muchas personas, por ejemplo, creen que es inteligente usar su bandeja de entrada como una lista de tareas, enviándose correos electrónicos de recordatorio para estar al tanto de las tareas importantes. Sin embargo, cada correo electrónico compite por nuestra atención con cualquier otro correo electrónico, lo que hace que cada correo electrónico (incluidos nuestros recordatorios) sea difícil de encontrar y priorizar.
Lo mismo ocurre con el uso de nuestra bandeja de entrada como depósito de contraseñas, contactos, listas, marcadores, etc. Esta información importante se pierde en la confusión de nuestras listas de tareas pendientes.
Una forma de evitar este problema es gestionar los correos electrónicos según su contenido. Por ejemplo, si recibimos un correo electrónico indicándonos que escribamos un informe, debemos ponerlo en una lista de tareas pendientes donde podamos priorizarlo con otras tareas pendientes.
También debemos marcar fechas en nuestro calendario, guardar direcciones en nuestra libreta de direcciones, marcar enlaces, etc. Deberíamos vaciar nuestra bandeja de entrada al menos una vez al día moviendo los correos electrónicos a sus carpetas correspondientes.
Podemos empezar leyendo correos electrónicos personales de amigos y familiares y guardar los que consideremos importante en una carpeta personal. Si tenemos tiempo, y son importantes deberíamos leerlos. De lo contrario, podemos eliminarlos. Para acabar si tenemos tareas pendientes en nuestra bandeja de entrada, y deberíamos hacernos cargo de ellas siempre que sean solo dos minutos o menos. De lo contrario, deberíamos añadirlo a una tarea a nuestra lista de tareas pendientes.
Al desarrollar una rutina diaria que mantiene nuestra bandeja de entrada vacía, reducimos la cantidad de tiempo que dedicamos al correo electrónico, liberando más tiempo para el trabajo real.
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