Sinópsis/Resumen corto: 15 secretos que la gente exitosa sabe sobre la gestión del tiempo (2015) revela los secretos de la gestión del tiempo utilizados por multimillonarios, atletas olímpicos, y los mejores estudiantes y empresarios. 

¿Quién es Kevin Kruse?

Kevin Kruse es uno de los autores más vendidos del New York Times. Su primera aventura empresarial fallida ocurrió a los 22 años, pero en lugar de darse por vencido, construyó varias empresas que acabaron generando millones. Ahora es columnista de liderazgo de Forbes y uno de los principales conferenciantes sobre gestión del tiempo. 

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¿Por qué parece que nunca tenemos tiempo?

Ya sea que nuestro teléfono zumba en nuestro bolsillo con el último tweet, un compañero que nos interrumpe en medio de una tarea importante o la lluvia de correos electrónicos, estamos perdiendo tiempo minuto a minuto, hora a hora, en tareas que no nos ayudan a cumplir nuestros objetivos. Y una vez que hemos perdido ese tiempo, nunca podemos recuperarlo de nuevo. 

¿Nos gustaría tener una hora extra en el día para leer, hacer ejercicio o pasar el rato con los amigos?Según el autor podemos hacerlo, pero primero, debemos entender lo importante que es el tiempo.  

El primer paso es entender donde va nuestro tiempo. Hay 1.440 minutos en un día, cada uno de los cuales debe invertirse sabiamente. Para recordarlo, el autor pegó un cartel en el que ponía “1440” en la puerta de su oficina. 

Pero, ¿por qué usar minutos? ¿Por qué no pensar en los 86.400 segundos que ofrece cada día? Hay un montón de tareas diarias que podemos hacer en un minuto, como hacer abdominales, leer un poema o regar una planta. Esto hace que los minutos sean clave para controlar nuestro tiempo. 

El siguiente paso, es aprender a priorizar. Aquí es donde entra el segundo secreto: determinar y priorizar nuestra tarea más importante, la que tendrá el mayor impacto en nuestra vida o trabajo. Esto se basa en unos estudios por la Universidad de Missouri-St Louis. El estudio demostró que uno de los principales factores de la productividad es la capacidad de identificar prioridades. 

Es aquella tarea que sabemos que tenemos que hacer, que nos permitirá facilitar otras, y que aun estamos intentando evitar hacer porque nos saca de la zona de confort. Nos suele faltar tiempo porque procrastinamos y dejamos de lado lo que sabemos que debemos hacer. Si dejamos de huir, y conseguimos hacerla, seguramente hayamos sido mucho más productivos que respondiendo a decenas de emails o participando en reuniones.

¿Por qué es útil tener un calendario?

Muchos de nosotros nos sentimos agobiados por interminables listas de tareas pendientes. ¿Cuántas de las tareas llevamos semanas posponiendo durante, estresándonos innecesariamente? Probablemente tengamos al menos algunas tareas, y la forma de lidiar con ellas es un buen calendario. 

Aquí es donde entra en juego el tercer secreto, según el autor usar un calendario es lo que necesitamos para recuperar la calma y el orden en nuestra rutina. Varios artículos han demostrado que un promedio del 41 por ciento de los elementos en las listas de tareas pendientes nunca se completan. 

Una de las razones de esta impactante estadística es que las tareas en las listas no van acompañadas de una nota que indique cuánto tiempo llevará completarlas. Como resultado, las tareas que son más difíciles o menos importantes  se dejan sin hacer. Eso podría no ser un problema, excepto por el hecho de que los elementos sin terminar en nuestra lista de tareas pendientes producirán estrés que podría evitarse fácilmente. 

Investigadores de la Universidad Estatal de Florida descubrieron que podemos evitar este elaborando un plan para completar cada tarea. La gimnasta olímpica Shannon Miller ofrece un buen ejemplo. Logró pasar tiempo con su familia, completar sus obligaciones escolares, entrenar para los Juegos Olímpicos e incluso hacer entrevistas con los medios, todo gracias a que sabia como gestionar su cronotipo y el uso del tiempo. 

La estrategia que usó se conoce como time blocking o time boxing y todo lo que requiere es mantener un calendario detallado. Al hacerlo, Miller se obligó a priorizar las tareas que la acercarían a lograr el objetivo y, hasta el día de hoy, mantiene un cronograma casi minuto a minuto. Sin embargo, encontraremos tareas y nuestro calendario que no podemos cumplir. Cuando esto suceda, en lugar de dejar que se desvíen hacia el pasado, reprograme. Por ejemplo, si llegamos al gimnasio al mediodía, pero tenemos que tomar un vuelo a la misma hora, podemos adelantar nuestro entrenamiento.

¿Cómo funciona el “time blocking”?

El time blocking o compartimentalización del tiempo, es un método para combinar la gestión de tareas y su calendario. Se basa en crear “bloques” de tiempo y asignarles tareas en las que centrarse durante cada bloque. Cada tarea encaja en su propio bloque de tiempo, sin interrumpir nada más.

Con el bloqueo del tiempo, se planifican y priorizan las tareas laborales, los eventos sociales y el descanso. De esta forma podemos eliminar el tiempo que perdemos en pensar cuál es nuestra próxima tarea.

En lugar de simplemente trabajar en largas listas de tareas, la compartimentalización del tiempo permite planificar lo que debemos lograr en un día. Obliga a descubrir cómo usar el tiempo.

Esto es más poderoso y mucho más productivo que las interminables listas de tareas pendientes. ¿Cómo?

Porque es proactivo. Toma el control de las tareas, en lugar de reaccionar a las demandas externas. Obliga a la priorización. Y crea organización.

• Crea deadlines. Las tareas tienden a ocupar tanto tiempo como les permitimos. Esta es la Ley de Parkinson y es un gran problema. Somos más efectivos cuando limitamos la cantidad de tiempo que tiene una tarea. Hacemos más y los resultados son mejores.
• Previene la procrastinación. Comenzar es la parte más difícil de hacer algo. Simplemente saber con qué empezar es difícil. Si tenemos una gran lista de cosas que hacer en un día, el problema se hace aún peor. Establecer las tareas que tenemos que hacer, así como el orden nos permite reducir la procrastinación.
• Nos ayuda a concentrarnos en las tareas difíciles. la compartimentalización del tiempo no se trata solo de lo que estamos haciendo en un momento dado. También se trata de lo que no estamos haciendo. Cuando llega el momento de hacer una tarea compleja o que no nos gusta, nadie necesita distracciones. Establecer un horario específico para cada tarea ayuda a mantener la disciplina.
• Las distracciones (como el correo electrónico y las redes sociales) tienen sus propios bloques de tiempo. Y no se les permite entrar en los bloques de ninguna otra cosa. Esta es una de las mejores formas de mejorar el enfoque y concentración.
• Hace que las tareas pequeñas sean más eficientes, nos volvemos más eficientes en el trabajo tedioso y que distrae (también conocido como “trabajo superficial”). Esto sucede combinando dos técnicas: compartimentalización del tiempo y procesamiento por lotes, también conocido como batching. Si limitamos el correo electrónico a una vez al día (o incluso una vez a la semana), lo estamos haciendo por lotes. Y cuando nos sentamos a concentrarnos en el correo electrónico y hacemos un montón de ellos juntos, ahorramos mucho tiempo. 
• La programación de bloques crea responsabilidad. Una vez que comenzamos la programación de bloques, nos damos cuenta de cómo gastamos nuestro tiempo. Esto puede resultar complicado, pero así es como conseguimos las mayores ganancias. No hay más excusas como “No tengo tiempo para hacer ejercicio y comer correctamente”. Eso cambia a: “No he decidido hacer tiempo para hacer ejercicio y comer adecuadamente”. Nos llevará a tomar el control de nuestro tiempo y de todo lo que hacemos con él.

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