¿Quién es David Allen?

David Allen es un consultor, speaker, coach y principalmente conocido por crear la metodología de getting things done o GTD, que presentó al mundo por primera vez con sus clases y más tarde con el libro del Arte de la Productividad sin Estrés que llegó a ser un New York Times Best Seller y llegó a vender hasta 1.5 millones de copias.

Cuando David Allen escribió Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés, no consiguió que se publicara únicamente el libro sino que creó un movimiento. Muchas personas se convirtieron en usuarios de este sistema de gestión del tiempo, que se conoce como «GTD» para abreviar. 

Incluso hoy en día, algunas de las aplicaciones de productividad más populares, como Things u Omnifocus, se basan en el sistema de David Allen. Todo esto solo ha sido posible gracias a toda la experiencia que consiguió como coach para miles de ejecutivos de las mejores empresas del mundo. Si su sistema ha funcionado para ellos, es probable que aprendamos algo útil de estudiarlo.

Getting Things Done ¿Qué es y Cómo Funciona?

Mini-resumen: El enfoque de GTD se puede resumir de la siguiente manera: sacar todo lo que hay en nuestras vidas de la cabeza y ponerlo en contenedores de recolección. Procesar estos contenedores al menos una vez al día y usar nuestro calendario y la lista de próximas acciones para ayudarnos a decidir qué hacer a continuación durante el día. Limpiar nuestro sistema y revisar nuestra lista de proyectos una vez por semana. Cada pocos meses, debemos reflexionar sobre las preguntas generales de nuestras vidas y asegurarnos de que se reflejen en nuestros proyectos y próximos pasos.

¿Qué es el método o técnica Getting Things Done? Los dos conceptos base de GTD (Getting Things Done)

David Allen empezó su  carrera buscando y describiendo técnicas para optimizar la productividad hace más de dos décadas. El resultado de este trabajo fue el libro Getting Things Done The Art of Stress Free Productivity o en español  Organízate con Eficacia El Arte de la Productividad sin Estrés, que se publicó por primera vez en 2001. La metodología GTD ofrecía exactamente lo que necesitábamos para hacer frente a una nueva economía saturada de tecnología. 

Se convirtió en un éxito de ventas, vendió más de 500.000 copias y se volvió a publicar en 23 idiomas diferentes. Todavía se encuentra entre los primeros 500 de las clasificaciones de ventas de Amazon, y ha generado prósperas comunidades web dedicadas a sus enseñanzas. 

¿Qué hace que este sistema sea único? 

Su esencia se puede resumir en dos ideas: necesitamos tener el control de nuestras “cosas”.  Cualquier obligación, tarea, idea o fecha límite que solo tengamos en mente está agotando nuestros recursos mentales. Esto provoca y dificulta lograr la concentración necesaria para un trabajo eficaz. 

Una de las principales ideas de GTD es que todas nuestras “cosas” deben eliminarse de nuestras mentes, y estar en un sitio que nos permita tenerlas en cuenta, sin que consuman recursos de nuestra memoria de trabajo. 

Cuando estamos pensando en algo, se encuentra en lo que se conoce como working memory, o memoria de trabajo, y esta apenas es capaz de mantener unas pocas ideas o conceptos en cada momento. Lo que significa que intentar trabajar con más no solo nos abruma, sino que además es ineficiente.

Por ejemplo, si estamos en medio de escribir, pero nuestro hilo de pensamiento se rompe constantemente cuando de repente recordamos que tenemos que regar nuestras plantas … o comprar un regalo, es poco probable que seamos productivos.

Cuando estamos tratando de realizar un seguimiento constante de todo lo que tenemos que hacer en nuestra mente, eso interrumpirá nuestra concentración y dificultara que podamos trabajar. Esta es una de las razones por las que el multitasking no funciona. El Dr. Roy Baumeister, autor del libro Fuerza de Voluntad ha realizado varios estudios que respaldan esto, mostrando que dejar tareas incompletas limitan nuestra capacidad de concentración.

La solución para reducir este sentimiento de estar abrumados, y aumentar nuestra productividad, es capturar y organizar todas nuestras ideas, proyectos, planes e inquietudes en algún lugar que sepamos que vamos a revisar. El autor llama a esto un “cerebro externo”. Se trata de escribir todo en lo que estamos trabajando, no tenemos que mantener un registro de cientos de cosas diferentes en nuestra mente.

Nos sorprenderá el gran volumen de información que nuestras mentes estaban intentando mantener una vez que nos hayamos tomado el tiempo de sacar todo de nuestras cabezas y ponerlo en papel. 

La sensación de alivio que resulta de este proceso explica en gran medida la devoción de muchas personas por el Sr. Allen. 

Gestionamos acciones, no gestionamos proyectos

Es difícil empezar siempre y cuando nuestro trabajo se registre en términos grupos de tareas, como “acabar el proyecto de ventas”. Enfrentarnos a grandes bloques de tareas puede ser confuso e intimidante, lo cual nos acaba llevando a procrastinar para evitar el estrés. 

Para evitar esto, el GTD nos obliga a reducir todo a un solo “próximo paso”; por ejemplo, en lugar de “acabar el proyecto de ventas”, podríamos “estudiar tres productos que puedan competir con el nuestro”. Estos pasos específicos son los que gestionamos en GTD. 

Con este método, la decisión que tenemos que tomar pasa de ¿Qué tengo que hacer ahora?, a  “¿Cuál es el próximo paso que tengo especificado?” Este enfoque aumenta nuestra productividad diaria al reducir todo, desde las tareas habituales hasta el progreso en las metas de la vida a una escala manejable. 
La ventaja de este concepto es que nos libera de tener que tomar decisiones generales como “¿Qué tarea es más importante ahora?” durante el día. Estas grandes preguntas se abordan con menos frecuencia en GTD, y se suelen dejar para periodos concretos como por ejemplo, durante una revisión semanal, momento en el que se transforman en pasos concretos que se pueden procesar de forma más mecánica durante el día a día.

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